Polityka prywatności

2. Jakie dane zbieramy i po co

Serwis wachata.pl to strona naszego domu gościnnego, na której możesz też zarezerwować pobyt online. Dane osobowe zbieramy wtedy, gdy sam nam je przekażesz — przez formularz kontaktowy albo przez rezerwację online.

Formularz kontaktowy. Podajesz w nim imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie telefon, planowany termin pobytu, liczbę osób i treść wiadomości. Przetwarzamy je w celu:

• odpowiedzi na Twoje zapytanie o pobyt i podjęcia działań przed ewentualną rezerwacją (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• prowadzenia pozostałej korespondencji oraz ustalenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i treści wiadomości nie będziemy w stanie odpowiedzieć.

Rezerwacja online. Na stronie rezerwacji działa formularz zamelduj — naszego własnego systemu rezerwacyjnego (prowadzi go ten sam podmiot, który jest administratorem danych, patrz sekcja 1). Przy rezerwacji podajesz termin pobytu, liczbę osób, imię i nazwisko, adres e-mail i telefon, opcjonalnie swoje życzenia oraz informację, czy chcesz fakturę; zapisujemy też akceptację regulaminu wraz z numerem jego wersji. Po rezerwacji wysyłamy Ci e-maile związane z pobytem (m.in. potwierdzenie rezerwacji i link do dopłaty) oraz link do panelu gościa (app.zamelduj.pl). W panelu możesz:

• wypełnić formularz przed przyjazdem: przewidywana godzina przyjazdu, liczba osób, akceptacja zasad pobytu w domu i — jeśli zechcesz — imiona i nazwiska osób, które przyjadą z Tobą,
• podać dane do faktury (imię i nazwisko lub nazwa, adres, NIP) — tylko jeśli chcesz fakturę,
• podać numer rachunku do zwrotu kaucji — tylko wtedy, gdy kaucja była wpłacona przelewem.

Te dane przetwarzamy w celu:

• zawarcia i wykonania umowy — rezerwacja, płatności, kontakt przed pobytem i w jego trakcie, przygotowanie przyjazdu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych — ewidencja płatności i faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym rozliczenia kaucji i wykazania akceptacji regulaminu, a w przypadku imion i nazwisk osób towarzyszących — wiedzy o tym, kto przebywa w domu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes).

Podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail i telefonu jest warunkiem rezerwacji online — bez nich nie przyjmiemy rezerwacji. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Niezależnie od formularzy, infrastruktura serwisu przetwarza standardowe dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki) w logach serwera i w mechanizmach ograniczających nadużycia: formularza kontaktowego (licznik zgłoszeń per adres IP, przechowywany maksymalnie 24 godziny) i systemu rezerwacji (limit prób z jednego adresu IP i urządzenia, liczony wyłącznie w pamięci serwera, bez zapisu w bazie).

3. Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu:

• Cloudflare — hosting serwisu i obsługa formularza kontaktowego, a także anonimowe statystyki odwiedzin (Cloudflare Web Analytics — patrz sekcja 6); pośredniczy też w połączeniach z systemem rezerwacji,
• OVH — serwer w Warszawie, na którym działa system rezerwacji i jego baza danych,
• Resend — techniczna wysyłka wiadomości e-mail z formularza kontaktowego i z systemu rezerwacji,
• inFakt — system, w którym wystawiamy faktury (tylko gdy poprosisz o fakturę),
• Google — skrzynka pocztowa, w której odbieramy korespondencję, oraz pomiar skuteczności reklam i statystyki odwiedzin (tylko za Twoją zgodą — patrz sekcja 6).

Płatności online obsługuje Stripe. Dane karty lub innej metody płatności podajesz bezpośrednio na stronie płatności Stripe — my ich nie otrzymujemy; od nas Stripe dostaje Twój adres e-mail oraz kwotę i opis płatności. Stripe wykorzystuje dane płacących także do własnych celów, m.in. bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom, na zasadach opisanych w polityce prywatności Stripe.

Dostawcy wymienieni na liście powyżej mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO (decyzja o adekwatności EU–US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne). Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy ich nikomu do celów marketingowych. Możemy je przekazać organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.

4. Jak długo przechowujemy dane

Korespondencję z formularza kontaktowego przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia rozmowy.

Dane z rezerwacji online przechowujemy:

• jeśli rezerwacja nie zostanie dokończona i blokada terminu wygaśnie bez żadnej płatności — 14 dni od wygaśnięcia blokady,
• jeśli rezerwacja doszła do skutku (także gdy została później anulowana) — razem z danymi z formularza przed przyjazdem i danymi do faktury przez 6 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się pobyt. To najdłuższy z terminów przedawnienia, które nas dotyczą (roszczenia z umowy i zobowiązania podatkowe). Po tym czasie system automatycznie usuwa Twoje dane osobowe; w ewidencji płatności zostają kwoty i daty. Dłużej przechowujemy dane wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne jako dowód w toczącym się postępowaniu,
• numer rachunku do zwrotu kaucji — 14 dni od rozliczenia kaucji.

Kopie zapasowe bazy systemu rezerwacji usuwamy po 7 dniach.

5. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. dane do faktury), nie usuniemy przed upływem okresu z sekcji 4 — w odpowiedzi na żądanie usunięcia napiszemy, których danych to dotyczy i do kiedy je przechowujemy.

Żeby skorzystać z tych praw, wystarczy e-mail na kontakt@wachata.pl.

6. Cookies i usługi zewnętrzne

Nasz dostawca hostingu (Cloudflare) może ustawiać niezbędne techniczne cookies związane z bezpieczeństwem serwisu — te działają zawsze, bo bez nich strona nie działa. Na podstronie kontakt osadzona jest mapa Google — jej załadowanie oznacza połączenie z serwerami Google na zasadach opisanych w polityce prywatności Google.

Formularz rezerwacji zapisuje w pamięci Twojej przeglądarki losowy identyfikator urządzenia (localStorage), a na czas wizyty — identyfikator rozpoczętej rezerwacji (sessionStorage). Pierwszy służy wyłącznie do ograniczania liczby prób rezerwacji z jednego urządzenia, drugi — do powrotu do tej samej rezerwacji po płatności. Panel gościa (app.zamelduj.pl) ustawia jedno cookie sesji, ważne do 30 dni, żeby po wejściu z linku w e-mailu nie trzeba było otwierać go ponownie. Żadne z nich nie służy do reklamy ani statystyk.

Korzystamy też z tagu Google, żeby sprawdzać skuteczność naszych reklam — czyli policzyć, ilu odwiedzających trafiło do nas z reklamy i wysłało formularz, kliknęło w numer telefonu albo dokończyło rezerwację online (przy rezerwacji Google dostaje wyłącznie techniczny identyfikator sesji płatności — bez Twojego imienia, adresu e-mail i kwoty) — oraz do statystyk odwiedzin (Google Analytics). Ten tag zapisuje cookies reklamowe i analityczne wyłącznie po Twojej wyraźnej zgodzie, wyrażonej w banerze przy pierwszej wizycie. Do czasu zgody — a także gdy jej odmówisz — Google nie zapisuje niczego i nie otrzymuje identyfikatorów pozwalających Cię rozpoznać (mechanizm Consent Mode). Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać — w stopce każdej podstrony znajdziesz link „Ustawienia cookies”, który otwiera baner ponownie i pozwala zmienić decyzję w obie strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Ogólne statystyki odwiedzin — ile osób otworzyło poszczególne podstrony, z jakiego kraju i rodzaju urządzenia — zbieramy też narzędziem Cloudflare Web Analytics. Nie zapisuje ono niczego w Twojej przeglądarce (żadnych cookies ani localStorage) i nie tworzy identyfikatorów pozwalających Cię rozpoznać czy śledzić między stronami, dlatego działa niezależnie od zgody z banera. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — wiedza, które treści serwisu są przydatne.

7. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób, w jaki przetwarzamy dane. Aktualna wersja zawsze jest dostępna pod tym adresem, z datą ostatniej aktualizacji na górze strony.